PERANCANGAN DAN PENGURUSAN ORGANISASI : TATACARA PENGURUSAN MESYUARAT

CADANGAN MODUL

TATACARA PENGURUSAN MESYUARAT

Masa : 60 minit

1.   Agihkan kepada 3 kumpulan ( 2 + 9 + baki ). Kumpulan berperanan     sebagai pengendali mesyuarat, ahli mesyuarat dan juri pemerhati.

2.   Pengerusi mesyuarat yang dilantik dan Setiausaha (yang dilantik oleh   Pengerusi ) diasingkan daripada kumpulan ini.

3.   Pilih watak – watak yang sesuai (tanpa pengetahuan pengerusi           mesyuarat)

4.   Tajuk mesyuarat oleh Pengerusi Mesyuarat (hanya pengerusi yang tahu)  . Pengerusi tentukan tajuk atau pilihan di bawah :-

Penduduk kampung anda ramai yang obesiti dan mengamalkan gaya hidup yang tidak sihat. Sebagai pengerusi mesyuarat anda perlu mengendalikan mesyuarat berkaitan punca dan langkah menanganinya.

5.   Setiap ahli mesyuarat perlu memainkan peranan sebaik mungkin.

6.   Mesyuarat dijalankan.

7.   Selepas mesyuarat , fasilitator akan mengemukakan soalan :

(a)  Kumpulan pengerusi : individu di dalam mesyuarat yang disukai dan   tidak disukai. Mengapa ? Perasaan anda?

(b) Kumpulan juri : meneka watak individu di dalam mesyuarat      berkenaan. Menyokong dan membawa masalah di dalam mesyuarat.   Mengapa ?

(c) Kumpulan ahli mesyuarat : kesesuaian dan perasaan anda semasa membawa watak berkenaan. Cadangan untuk pengendali mesyuarat.

8.   Penerapan nilai berdasarkan aktiviti berkenaan daripada peserta dan   fasilitator.

9.   Sesi berikutnya : Perlantikan Jawatankuasa di dalam kelas. Pemilihan  berdasarkan demokrasi dan undian adalah rahsia. Perlantikan SPR (2  peserta).

10. Perbengkelan : peranan jawatankuasa untuk penganjuran program pilihan. Peserta secara berpasangan menyediakan peta minda. Salah seorang sebagai pencatat.

11. Pembentangan dan Soaljawab :  Pasangan (bukan pencatat) akan               membuat pembentangan . Selepas pembentangan, pencatat  akan            bertanyakan soalan kuiz kepada mana-mana peserta yang mendengar 
     (supaya pelajar lain akan lebih fokus semasa pembentangan).

12. Penilaian dan refleksi daripada fasilitator.

13. Bacaan tambahan berkaitan tatacara pengurusan mesyuarat.

BAHAN BACAAN 1

MESYUARAT Mesyuarat ialah sebentuk komunikasi formal yang dilakukan dalam sesuatu pertubuhan yang bertujuan untuk membuat sesuatu keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah berbangkit. Mesyuarat yang sah harus dihadiri dengan sebilangan ahli pertubuhan berkenaan seperti mana diperuntukan dalam tataurusan persatuannya yang berkenaan. Pada lazimnya, kebanyakan pertubuhan akan menentukan kehadiran dua pertiga daripada ahlinya sebagai kuorum untuk mengesahkan mesyuarat. Mesyuarat yang gagal mencapai kehadiran ahlinya sebagaimana ditentukan oleh tataurusan persatuan, dianggap tidak sah dan sebarang keputusan yang dicapai tidak boleh dianggap sebagai keputusan yang mewakili pertubuhan berkenaan. CIRI-CIRI MESYUARAT Mesyuarat bukan sekadar perbincangan, sebaliknya ia merupakan perbincangan yang memiliki ciri-ciri seperti di bawah: Mesyuarat harus diadakan dan dikawal oleh seorang pengerusi. Lazimnya, pengerusi mesyuarat pada masa yang sama merupakan pengerusi dalam sesuatu pertubuhan. Semua orang yang harus menghadiri mesyuarat akan dijemput oleh seorang setiausaha. Pada lazimnya, bagi mesyuarat yang penting, notis mesyuarat akan dihantar kepada mereka yang terlibat dua minggu sebelum mesyuarat diadakan. Semua perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat harus dicatat secara hitam putih oleh setiausaha. Mesyuarat harus dijalankan menurut tatacara mesyuarat. TATACARA MESYUARAT Sebagai satu bentuk komunikasi yang formal, mesyuarat mempunyai tatacaranya yang tertentu. Setiap pertubuhan mempunyai tatacara mesyuaratnya yang tersendiri, tetapi pada umumnya, tatacara mesyuarat adalah seperti di bawah: PERINGKAT PRA-MESYUARAT Perancangan: Pengerusi merupakan orang yang merancang mesyuarat. Beliau akan menentukan apa yang harus dibincangkan dalam mesyuarat, tarikh, masa dan tempat mesyuarat diadakan. Pengumuman: Selepas peracangan mesyuarat telah siap maka pengumuman akan disiarkan kepada mereka yang terlibat. Pada lazimnya, pengumuman ini akan dilakukan melalui notis yang mengandungi butiran mengenai, tempat, masa dan tarikh mesyuarat, serta agenda mesyuarat(perkara yang akan dibincangkan). Persediaan: Selepas menerima notis, ahli terlibat harus bersedia untuk mesyuarat. Mereka harus menyediakan semua dokumen yang diperlukan dan memikirkan apa yang harus dikemukan . PERINGKAT DALAM MESYUARAT Permulaan: Mesyuarat boleh bermula sekiranya masa yang ditetapkan sudah sampai dan kehadiran ahli sudah mencapai bilangan yang ditetapkan oleh peraturan yang ditetapkan dalam sebuah institusi (biasanya 2/3 daripada jumlah ahli). Sekiranya, ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat sudah sampai, pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam. Sekirannya masih tidak sampai, maka mesyuarat terpaksa dibatalkan. Pembukaan: Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi. Pengerusi akan mengenalkan tujuan mesyuarat kepada ahlinya. Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas: Minit mengenai mesyuarat yang ditulis oleh setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum ahli mesyuarat membincangkan perkara lain. Ini adalah kerana minit mesyuarat ini mewakili apa yang dibincangkan oleh ahli pada mesyuarat yang lepas dan ini adalah tanggung jawab mereka untuk mengesahkan kebenaran minit mesyuarat ini. Perbincangan menurut Agenda: Agenda merupakan tajuk yang menjadi topik perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Ahli mesyuarat harus berbincang dengan menuruti agenda yang ditentukan oleh pengerusi. Pada peringkat ini, pengundian akan dilakukan sekiranya keputusan perlu dibuat dalam sesuatu pertubuhan. Pembangkitan Perkara Berbangkit: Perkara berbangkit ialah tajuk perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat dijalankan. Ahli mesyuarat akan diberi peluang untuk membangkitkan perkara berbangkit selepas melalui ke semua agenda. Perkara berbangkit ini akan diterima sekiranya tidak menerima bantahan daripada pengerusi dan juga ahli-ahli yang lain. Penutup: Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua perkara harus dibincangan telah dibincangkan, ataupun apabila pengerusi berasa bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak akan mendatangkan hasil. Bagi menutup mesyuarat itu, pengerusi mungkin berkata, "Dengan ini, saya menangguhkan mesyuarat dengan rasminya" BAHAN BACAAN 2 Panduan Pengurusan Mesyuarat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2/1991 3 peringkat tindakan: 1.      PRA MESYUARAT  Tentukan agenda, tarikh dan tempat mesyuarat  Buat tempahan bilik mesyuarat  Tentukan kertas kerja berkaitan disediakan  Hantar surat jemputan Tindakan Pra Mesyuarat  Persediaan kemudahan bilik mesyuarat  Tentukan kehadiran  Perbincangan pra mesyuarat  Beritahu ahli-ahli mesyuarat tentang etiket mesyuarat 2.     TINDAKAN SEMASA MESYUARAT Catatan minit mesyuarat  Senarai kehadiran  Perkara penting yang dibincangkan  Keputusan yang dibuat  Tindakan susulan yang perlu diambil 3.     TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT  Penyediaan minit  Format minit mesyuarat  Susunan nama ahli-ahli mesyuarat  Catatan perbincangan  Pengesanan maklumbalas pelaksanaan keputusan mesyuarat  Laporan maklumbalas oleh urusetia  Tentukan format maklumbalas  Sediakan laporan maklumbalas FORMAT MINIT MESYUARAT Perutusan Pengerusi Pengesahan minit mesyuarat Perkara-perkara berbangkit Perbincangan Kertas Kerja atau Perkara yang dibincangkan Hal-hal lain Penutup Perutusan Pengerusi Perkara penting bangkitkan oleh Pengerusi samada semasa membincangkan perkara berbangkit atau Kertas kerja atau di akhir mesyuarat Pengesahan Minit Mesyuarat Catatan minit mesyuarat yang lepas Disahkan tanpa sebarang pindaan atau  Disahkan tertakluk kepada pindaan dengan menyatakan pindaan Perkara-perkara Berbangkit Catatan perkara yang dibangkitkan dalam mesyuarat yang lepas  tajuk perkara berbangkit  muka surat  perenggan minit mesyuarat  pihak yang dipertanggungjawabkan mengambil tindakan Perbincangan Kertas Kerja Perkara yang perlu dicatatkan Tajuk kertas kerja Pihak (jabatan/unit) yang sediakan kertas kerja Isu-isu yang dibangkitkan Pandangan ahli mesyuarat ke atas isu Keputusan mesyuarat dan tindakan Hal-hal Lain Merekod perkara lain yang tiada di dalam agenda mesyuarat Penutup  Merekodkan  Bila mesyuarat tamat atau ditangguhkan  Ucapan terima kasih daripada Pengerusi Mesyuarat  Catatan tarikh mesyuarat akan datang (sekiranya telah ditetapkan) Selamat bermesyuarat : zaidiman.blogspot.com

• Tweet
• Share
• Share
• Share
• Share

About Admin MC3

This is dummy text. It is not meant to be read. Accordingly, it is difficult to figure out when to end it. But then, this is dummy text. It is not meant to be read. Period.

Related Post